Berichten ná 1 oktober
[Edison]

Langs deze menukeuze worden de berichten voor een laattijdige inschrijving of een vroegtijdige uitschrijving  of een problematische afwezigheid  of een definitieve uitsluiting als tuchtmaatregel aangemaakt.

Stap 1: Berichten controleren

U komt in de leerlingenlijst terecht. Merk op dat u hier alle berichten van het volledige schooljaar te zien krijgt! Het is dus goed mogelijk dat een leerling meerdere keren in deze lijst voorkomt.
U moet eerst de berichten controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Op basis van de begin- en einddatum van de inschrijving en het aantal B-codes worden individuele berichten aangemaakt en voert het programma een aantal controles uit op uw leerlingenbestand.
U krijgt een lijst met leerlingen bij wie al dan niet fouten werden vastgesteld:

 Bij het type ziet u om welk soort bericht het gaat:
        Vroege uitschrijving
        Late inschrijving
        Problematische afwezigheid
        GOK-indicatoren
        Wijziging financierbaarheid
         Wijziging verblijfsregeling (enkel voor BUSO)

In de kolom # vindt u het aantal fouten.

De status geeft aan of er nog problemen zijn met het bericht:
        Bericht staat in wachtrij (werd nog niet gecontroleerd)
       Verzonden bericht
        Foutloos bericht (klaar om te verzenden)
        Bericht met fouten

 De laatste kolom 'V' duidt de vestiging aan.

 Moet u een reeds verstuurd bericht opnieuw doorsturen, dan moet het eerst in de wachtrij geplaatst worden. Dit doet u door de leerling te selecteren. Onderaan verschijnt dan .  Als u hier op klikt, krijgt het bericht de status van een ongecontroleerd bericht en kan het opnieuw gecontroleerd en doorgestuurd worden (zie verder).

 Bij een vroege uitschrijving kunt u vanuit dit scherm ook Luik A afprinten en bij een late inschrijving Luik B.

 Mocht de lijst met berichten te uitgebreid worden, dan kunt u via de zoekfunctie bovenaan de lijst zoeken op naam.

Stap 2: Fouten verbeteren

Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie:

Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom:

Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen.

Stap 3: Berichten opnieuw controleren

Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'.

Stap 4: Contactgegevens invullen

Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en leerlingengegevens kunnen opbouwen:

U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de berichten en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kan u het hier zelf aanvullen.
Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen.

Stap 5: Bestand aanmaken

Klik nu op 'EDISON-bestand aanmaken!'
Dit kan even duren waarna u volgend scherm krijgt:

Stap 6: Bestand downloaden

Nu moet het bestand nog worden gedownload. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht:

Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm:

Het bestand moet opgeslaan worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND.
Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. 

Stap 7: Controle-uitprint

Langs menu 'Edison' - 'Edison Controlebestand' kunt u een controle-uitprint maken van de berichten.

Stap 8: Berichten versturen

Nu kunt u het bestand doorsturen met het EDISON-pakket.