Inschrijving: tips

Inschrijvingen voor het nieuwe schooljaar

1) Alle leerlingen werden overgezet naar nieuw schooljaar en:

a) daarvan zijn er enkelen die naar andere school gaan op 1 september:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Consulteren': leerling oproepen;
- tabblad 'Inschrijving': inschrijving verwijderen. Hiervoor moet u het veld 'Status' eerst aanpassen naar "Enkel aanmelding". Pas daarna kan de inschrijving verwijderd worden via de prullenbak.

b) daarvan zijn er sommigen die veranderen van afdelingsjaar/klas:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Consulteren': leerling oproepen;
- tabblad 'Inschrijving': gegevens van afdelingsjaar en klas wijzigen.
Opgelet! Dit zal niet meer lukken als we intussen 30 dagen na de begindatum van de inschrijving zijn, en dit o.w.v. Discimuscontroles. In dat geval moet de inschrijving verwijderd worden (zie punt 1a) en moet via de plusknop een nieuwe inschrijving toegevoegd worden.

c) enkel afdelingsjaar is ingevuld, niet de klasgroep:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming ...';
- links afdelingsjaar kiezen en rechts identiek hetzelfde invullen + de klasgroep;
- ofwel alle leerlingen selecteren ofwel een selectie en naar rechterkolom overzetten.

d) sommige leerlingen werden collectief naar verkeerde afdelingsjaar en/of klas overgezet:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming ...';
- links kiest u verkeerde afdelingsjaar en/of klasgroep en rechts vult u juiste gegevens in;
- ofwel alle leerlingen selecteren ofwel een selectie en naar rechterkolom overzetten.
Opgelet! Overzetten binnen het nieuwe schooljaar naar ander afdelingsjaar mag/kan enkel tijdens de maand september, en dit o.w.v. Discimuscontroles. In dat geval moet de inschrijving verwijderd worden (zie punt 1a) en moet via de plusknop een nieuwe inschrijving toegevoegd worden.

2) Leerling werd uitgeschreven, maar komt volgend schooljaar toch terug.
- inloggen in vorig schooljaar;
- langs menu 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming ...' de leerling alsnog overzetten naar volgend schooljaar (bij uitgeschreven leerlingen wordt einddatum 30.06.20XX tussen haakjes vermeld).


3) Bepaalde leerling komt niet voor in lijst met over te zetten leerling.
Oorzaak 1: de einddatum van de huidige inschrijving is reeds ingevuld en leerling heeft al inschrijving voor volgend schooljaar in uw school.
Oorzaak 2: het betreft een GON-leerling; dergelijke leerlingen moeten via menukeuze 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming GON' overgezet worden (omdat zowel de dagschool als de GON-school deze leerling moeten kunnen overzetten).
Oorzaak 3: leerling is reeds ingeschreven in andere school van de database (kun je controleren via tabblad 'Historiek'). Deze leerling kan enkel nog uitgeschreven worden, dus moet optie 'Uitschrijven' aangevinkt worden onder menu 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming ...'.

4) Naam in leerlingenlijst is verkeerd, hoewel die juist is ingevuld op de fiche.
Onder 'Personalia (Extra)' staat de nickname. Deze wordt getoond in de leerlingenlijst en moet dus aangepast worden. Het is deze naam die wordt gebruikt op klaslijsten e.d. Op officiële documenten (oriënteringsattest, ...) zal uiteraard de officiële naam gebruikt worden.


5) Leerling komt 2x voor op klaslijst.
In dat geval zullen voor die leerling meerdere adressen of telefoonnummers van hetzelfde type bestaan. Dus type wijzigen zodat er telkens maar één adres/telefoonnummer van dat bepaalde type is.


6) Telling aantal leerlingen: aantal per klas klopt niet of bepaalde klassen staan er niet op.
Oorzaak: bepaalde leerlingen zijn wel overgezet naar nieuw afdelingsjaar, maar niet gekoppeld aan klasgroep (zie 1c).


7) Lijst schoolverlaters: kan afgeprint worden langs menu 'Afdrukken' - 'Lijsten'.

Wijzigingen tijdens schooljaar

1) Leerling verandert van studierichting/afdelingsjaar.
- Vul op de inschrijvingsfiche de einddatum van de huidige inschrijving in (= laatste dag in vorige richting) + velden 'Initiatief' en 'Na Uitschrijving' (verandering van afdelingsjaar binnen de school) die automatisch tevoorschijn komen nadat de einddatum werd ingevuld.
De status van de inschrijving blijft "Gerealiseerd" (dus NIET wijzigen in bv. "Enkel aanmelding").
- Voeg nieuwe inschrijving toe in nieuw afdelingsjaar/klas.
- Oriënteringsattest C kan afgeprint worden vanuit inschrijvingsfiche (eerste inschrijving selecteren en op printericoontje klikken).

2) Leerling verandert enkel van klas.
- Selecteer op de inschrijvingsfiche de huidige inschrijving en klik bovenaan op het blauwe mannetje met de K. U komt automatisch in het scherm van de klassen terecht.
- Klik op de plusknop en selecteer de nieuwe klas uit de aangeboden lijst.. De einddatum van de vorige klas wordt automatisch ingevuld.

3) Leerling verlaat de school.
- Vul op de inschrijvingsfiche de einddatum van de inschrijving in + velden 'Initiatief' en 'Na Uitschrijving' die automatisch tevoorschijn komen nadat de einddatum werd ingevuld.
De uitschrijvingsdatum is steeds de kalenderdag die de eerstvolgende lesdag onmiddellijk voorafgaat (zie punt 1.3.4 van SO 70).
Merk op dat u geen uitschrijvingsdatum kunt invullen indien er reeds afwezigheden werden ingegeven die na deze datum vallen. In dat geval moeten de afwezigheden eerst verwijderd worden. Dit kan in één beweging via de prullenbak bovenaan de aangeboden lijst met afwezigheden.
De status van de inschrijving blijft "Gerealiseerd" (dus NIET wijzigen in bv. "Enkel aanmelding").
- Oriënteringsattest C, luik A en registratiefiche kunnen afgeprint worden vanuit inschrijvingsfiche (inschrijving selecteren en op printericoontje klikken).