Langs deze weg kunt u een nieuwe leerling toevoegen.
Het is zéér belangrijk dat u naam, voornaam en geboortedatum
correct invult. Op basis van deze drie elementen wordt immers gecontroleerd
of de leerling reeds voorkomt in de database.
Een leerling die ooit was ingeschreven in om het even welke school van de
scholengroep (die met Informat werkt) moet immers geen nieuwe fiche, maar
enkel een nieuwe inschrijving krijgen. Vandaar dat u via de knop 'Personen
zoeken' kunt controleren of er reeds iemand met dezelfde geboortedatum of
dezelfde naam/voornaam in de database voorkomt. Selecteert u hier
verkeerdelijk een leerling, dan kunt u dit teniet doen door op 'Andere
persoon' te klikken.
Bij een leerling die zich opnieuw inschrijft, worden alle persoonlijke gegevens overgenomen, behalve
het stamnummer (tenzij de leerling zich opnieuw inschrijft in een school
waar hij/zij reeds was ingeschreven; dan wordt het stamnummer uiteraard ook
mee overgenomen).
Heeft de leerling geen voornaam, dan moet u Onbekend invullen (met
hoofdletter!). In de databank
of de berichten
na 1 oktober wordt het veld voornaam dan blanco gelaten en die zal ook
niet worden afgeprint op de documenten. Bij
‘Personalia (Extra)’
kunt u straks wel de roepnaam als nickname ingeven.
Indien geboortedag en -maand niet gekend zijn moet u 01.01.XXXX als geboortedatum
opgeven. Straks moet u dan bij Personalia
- Extra aanvinken dat geboortedag en -maand niet gekend zijn.
Het geslacht kunt u ook reeds
invullen, maar dit is niet verplicht.
Indien de leerling ooit een broer of zus in één van de scholen van de
scholengroep (die met de webapplicatie van Informat werkt) heeft gehad, kunt
u een aantal zaken (adres, telefoonnummer, ...) overnemen zodat u dit
niet allemaal opnieuw moet invoeren.
Gaat het om een nieuwe leerling van wie reeds een gezinslid met een andere
familienaam op school zit, dan gaat u als volgt te werk:
- voeg de nieuwe leerling toe met de familienaam van het gezinslid;
- klik op de knop 'Leerling' om de gegevens van dit gezinslid over te nemen;
- wijzig daarna de familienaam in de juiste naam.
Een nieuwe leerling zal pas in de database worden opgenomen indien er een
inschrijving aan gekoppeld wordt.
Let misschien even op het schooljaar, want dit is het schooljaar
waarvoor de leerling wordt ingeschreven. Klopt dit niet, verander dit dan
via de knop rechtsboven 'School/Vestiging
wijzigen'.
Indien de leerling om één of andere reden niet
definitief kan ingeschreven worden, vinkt u aan dat het een niet-gerealiseerde
inschrijving betreft (zie SO/2005/07). Dit wordt overgenomen op de inschrijvingsfiche.
Dergelijke leerlingen moeten dan geconsulteerd worden langs menu 'Aanmeldingen'.
Voor een GON-leerling moet het veld 'GON-inschrijving' aangevinkt
worden, anders komt die niet in de GON-databank terecht (zie GD/2003/05).
Dit veld is trouwens enkel zichtbaar voor BUSO-scholen.
Aanmeldingstijdstip en inschrijvingsdatum worden automatisch
ingevuld, maar kunt u wel wijzigen.
School en vestiging worden automatisch ingevuld met de
gegevens van de school/vestiging waar u bent ingelogd en kunnen niet
gewijzigd worden. Indien u toch iemand in een andere
school/vestiging wenst in te schrijven, dan moet u in deze
school/vestiging inloggen.
Het afdelingsjaar moet gekozen worden uit de aangeboden lijst. Merk
op dat u enkel die afdelingsjaren te zien krijgt die in de ingelogde
school/vestiging worden ingericht.
Indien u de leerlingen nog geen definitieve bestemming kunt geven, kunt u
werken op basis van een rekruteringsschool, -vestiging en/of
-afdeling(sjaar). Deze moeten uiteraard eerst aangemaakt worden,
respectievelijk onder menu 'Algemeen' en 'Organisatie'.
Indien u bijvoorbeeld meerdere middenscholen hebt en u weet bij de
inschrijving nog niet in welke school de leerling zal ingedeeld worden, kunt
u hem/haar inschrijven in die rekruteringsschool. U moet dan inloggen
in die rekruteringsschool en -vestiging en hem/haar inschrijven in het rekruteringsafdelingsjaar. Is de definitieve bestemming gekend, dan kunt u
de leerling via het overzetten van
de rekruteringsschool naar de juiste school overhevelen.
Het kan ook gebeuren dat een leerling zich komt inschrijven en nog niet
precies weet welke richting hij zal volgen. In dat geval kunt u hem/haar
meestal reeds inschrijven in de juiste school/vestiging en kent u aan
hem/haar een rekruteringsafdelingsjaar toe. Is de definitieve bestemming gekend, dan kunt u
de leerling via het overzetten van
het rekruteringsafdelingsjaar naar het definitieve afdelingsjaar overhevelen.
Wanneer al deze gegevens zijn ingevuld, klikt u op de knop 'Volgende'. U komt dan in een algemene fiche terecht waar u een aantal identificatie- en relatiegegevens kunt ingeven.