Hoe kan ik een functie-omschrijving en de persoon die de functie uitoefent als ondertekenaar op een document plaatsen ?

Om een functie-omschrijving en de naam van de persoon als ondertekenaar op een document te plaatsen gaat u als volgt te werk :

Ga bij de algemene schoolgegevens naar het tabblad 'Functies'.

Een aantal standaard-functies zijn reeds in het systeem aanwezig (directeur, verantwoordelijke Edison, ...). U kan deze simpel selecteren uit de uitklaplijst en er een functiepersoon aan koppelen.

Voor functiepersoon (=personen die aan een functie gekoppeld kunnen worden) klikt u op de knop met dezelfde naam. Indien de persoon niet in deze lijst voorkomt, voeg deze toe via selectie van een personeelslid (van de scholengemeenschap of -groep) of vul zelf een naam in voor een persoon buiten de school (bvb. voorzitter inrichtende macht). Gebruik hiertoe de knop 'Beheer functiepersonen' .

Indien de functie niet aanwezig is in de reeds lijst, maak dan zelf een nieuwe functie-omschrijving aan met de knop 'Beheer eigen functies'. U kan hier een willekeurige functienaam aanmaken.

De functie wordt toegevoegd aan de lijst met gedefinieerde functies en kan geselecteerd worden via dezelfde uitklaplijst (Kies een functie om toe te voegen).

Opnieuw dient u een functiepersoon aan deze nieuwe omschrijving te koppelen.

Vergeet niet alle wijzigingen op te slaan voor u dit scherm verlaat.

Hoe kan u nu deze functiepersonen koppelen aan een document ?

Ga naar het menupunt 'Ondertekenaars documenten' onder 'Documenten'.

Er verschijnt een lijst met alle mogelijke te ondertekenen document in iPersoneel.

Een functie (en de reeds gekoppelde persoon) nog koppelen aan een document kan door deze functie te selecteren als ondertekenaar (1 of 2 of 3) bij dit document.

De uitklaplijst met de ondertekenaars bevat alle functies gedefinieerd voor deze school (EN de overkoepelende scholengemeenschap en inrichtende macht, want op dit niveau kan u ook functies definiëren - via menu Inrichtende macht of Scholengemeenschap - tabblad Functies).

U kan maximaal 3 mogelijke ondertekenaars kiezen per document.

Bij aanmaak van het bewuste document verschijnen bij de ondertekenaars nu de functies gekoppeld aan dit document. U kan hier nog altijd één van de mogelijke ondertekenaars kiezen.

Standaard staat de selectie altijd op ondertekenaar 1.

Deze verschijnt onderaan de afdruk (naam voorafgegaan door de functie-omschrijving).

Merk op : voor Edison afdrukken selecteert u best beide documenten 'Edison laatste zending' en 'Edison historiek'.