Leerlingen overzetten/uitschrijven/verwijderen
[Leerlingen - Nieuwe bestemming - Einde/begin schooljaar]

Deze menukeuze is bedoeld om leerlingen op het einde van het schooljaar op een snelle manier over te zetten naar hun nieuwe school/vestiging/afdelingsjaar/klas voor het volgende schooljaar of om hen in groep uit te schrijven. Dit is pas mogelijk indien het volgende schooljaar al geïnitialiseerd is. Dit moet door de beheerder gebeuren vanuit het gebruikersbeheer.
Uitzonderlijk kan deze menukeuze gebruikt worden om leerlingen binnen hetzelfde schooljaar over te zetten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer :
- u de leerlingen oorspronkelijk enkel naar het nieuwe afdelingsjaar had overgezet en hen nu aan een klas wil toekennen;
- in het begin van het schooljaar een bijkomende klas gecreëerd wordt wegens het grote aantal inschrijvingen en (een aantal) leerlingen moeten overgezet worden naar die nieuwe klas.

Voor enkele concrete problemen die zich kunnen stellen bij inschrijvingen verwijzen we naar de tips.

Aan de linkerkant vindt u de gegevens van schooljaar/school/vestiging waarin u bent ingelogd.
Schooljaar/school/vestiging van waaruit u wil werken kunnen enkel gewijzigd worden via de knop 'School/Vestiging wijzigen' rechts boven.
Selecteer afdelingsjaar en eventueel klasgroep uit de aangeboden lijst.

U kunt een leerling overzetten naar een andere klas/afdeling of u kunt een leerling uitschrijven.

Overzetten

Als u kiest voor overzetten moet u aan de rechterkant schooljaar, school, vestiging, afdelingsjaar en eventueel klasgroep selecteren. Hier kan enkel het huidige of het volgende schooljaar geselecteerd worden.
Kiest u rechts een andere school/vestiging dan aan de linkerkant, dan krijgt u twee extra velden:
- Zittend: moet aangevinkt worden bij zgn. campusleerlingen (zie punt 2.2, laatste paragraaf van BaO/2012/01);
- Zelfde aanmeldingsdatum: in geval u meerdere scholen (instellingsnummers) hebt en alle nieuwe leerlingen in één bepaald instellingsnummer inschrijft, dan moet u bij het toewijzen van de definitieve school dit veld aanvinken zodat de oorspronkelijke aanmeldingsdatum mee overgenomen wordt.
In de kolom onderaan links krijgt u de leerlingen te zien die in aanmerking komen om overgezet te worden. Leerlingen bij wie voor de laatste inschrijving reeds een einddatum is ingevuld of die reeds een inschrijving hebben in het nieuwe schooljaar zult u hier dus niet terugvinden! 
U selecteert de gewenste leerling(en) en klikt op om de leerlingen over te zetten (komen in de rechtertabel terecht). U kunt meerdere leerlingen selecteren met Shift+L-muistoets of Control+L-muistoets.
Het programma zal automatisch het volgende doen: 
- bij overzetting binnen huidig schooljaar: de huidige inschrijving wordt geschrapt en vervangen door nieuwe inschrijving met begindatum 01.09.
- bij overzetting naar volgend schooljaar: bij de huidige inschrijving wordt einddatum 30.06 ingevuld en er wordt een inschrijving toegevoegd voor het nieuwe schooljaar.
Wanneer u de volgende keer inlogt, zult u de overgezette leerlingen in de rechterkolom terugvinden.

Hebt u een leerling ten onrechte overgezet (bvb. iemand die zich had ingeschreven voor een volgend jaar, maar uiteindelijk toch naar een andere school gaat), dan gaat u als volgt te werk om dit recht te trekken.
U verwijdert de inschrijving voor het nieuwe schooljaar langs het tabblad 'Inschrijving' door de status te wijzigen naar "Enkel aanmelding", en na het opslaan van deze wijziging op de prullenbak te klikken.

OPGELET! Gebruik deze menukeuze niet om een officiële verandering van klas/afdeling binnen het huidig schooljaar door te voeren. De oorspronkelijke inschrijving wordt immers overschreven en bijgevolg niet bewaard in de schoolhistoriek!
 U kunt deze menukeuze bvb. wel gebruiken indien u de leerlingen enkel naar een nieuwe afdeling had overgezet (omdat u nog niet wist in welke klas de leerlingen terecht zouden komen) en nu een klas wil toekennen aan die leerlingen.
Om leerlingen tijdens het schooljaar in groep over te zetten naar een nieuwe klas (bvb. van peuterklas naar kleuterklas) moet u werken via overzetten tijdens schooljaar.

Uitschrijven

Leerlingen die het komende schooljaar niet meer terug komen moeten uitgeschreven worden. 
In de kolom onderaan links krijgt u de leerlingen te zien die in aanmerking komen om uitgeschreven te worden. Leerlingen bij wie voor de laatste inschrijving reeds een einddatum is ingevuld of die reeds een inschrijving hebben in het nieuwe schooljaar zult u hier dus niet terugvinden! 
U selecteert de gewenste leerling(en) en klikt op om de leerlingen uit te schrijven (komen in de rechtertabel terecht). U kunt meerdere leerlingen selecteren met Shift+L-muistoets of Control+L-muistoets.
Het programma zal automatisch het volgende doen: bij de huidige inschrijving wordt einddatum 30.06 ingevuld.
Wanneer u de volgende keer inlogt, zult u de uitgeschreven leerlingen in de rechterkolom terugvinden.

Hebt u een leerling ten onrechte uitgeschreven, dan zijn er 2 mogelijkheden om de leerling alsnog toe te voegen in volgend schooljaar.
1) Ofwel maakt u het veld 'Einddatum' terug leeg op tabblad 'Inschrijving' en zet u de leerling over op de hierboven beschreven manier.
2) Ofwel logt u in in volgend schooljaar en voegt u de inschrijving toe via de toevoegwizard.
De eerste optie verdient de voorkeur omdat een aantal noodzakelijke gegevens voor het registerblad (aanmeldingsdatum, zittend) op die manier bewaard blijven.