Hier kunt u de inschrijving(en) beheren van het schooljaar waarin u bent
ingelogd.
Bovenaan krijgt u een overzicht van alle inschrijvingen van de
leerling in dat schooljaar. Om een inschrijving te raadplegen, klikt u deze
aan met de L-muistoets.
Indien u de inschrijving(en) van een ander schooljaar wilt wijzigen, moet u
inloggen in dat schooljaar. Wilt u de inschrijving(en) van
een ander schooljaar enkel raadplegen, dan bekijkt u de schoolhistoriek.
Voor enkele concrete problemen die zich kunnen stellen bij inschrijvingen verwijzen we naar de tips.
De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de databank.
Het schooljaar wordt automatisch ingevuld met het schooljaar waarin u bent ingelogd en kunt u niet wijzigen.
De begindatum is de eerste dag waarop de leerling in uw school aanwezig is. Bij het begin van een nieuw schooljaar is dit altijd 1 september, ook al is de eerste schooldag bvb. pas op 3 september.
De einddatum is verplicht in te vullen wanneer
de leerling de school verlaat of wanneer hij/zij van afdelingsjaar
(leerjaar) verandert. Dit
veld mag dus niet worden ingevuld bij een inschrijving die nog niet ten
einde is!
Wanneer de leerling enkel van klas verandert (dus niet van
afdeling) mag hier geen einddatum ingevuld worden, enkel bij de klasgroep
moet de einddatum ingevuld worden en een nieuwe klas toegevoegd (zie
verder).
Ook op het einde van het schooljaar moet u dit veld niet bij iedereen
individueel invullen, maar werkt u langs 'Overbrengen/uitschrijven/verwijderen'.
Indien de leerling de school vervroegd verlaat, moet u de reden van vertrek opgeven. De mogelijke redenen definieert u zelf langs menu 'Extra' - 'Basisgegevens'. Dit gegeven wordt dan afgedrukt op het stamboek.
School en vestiging zijn verplicht in te vullen en kunnen gekozen worden uit de bijhorende lijst. Merk op dat u enkel de scholen/vestigingen te zien krijgt waar u als gebruiker rechten op hebt.
Het afdelingsjaar is eveneens een verplicht veld en kan gekozen worden uit de bijhorende lijst.
De klasgroep moet ingevuld worden via de
bijhorende knop.
Is de leerling nog in geen enkele klas ingeschreven, dan krijgt u
onmiddellijk de lijst waaruit u de
klasgroep kunt selecteren. De begindatum wordt automatisch ingevuld met de
begindatum van de inschrijving.
Was de leerling reeds in een andere klas ingeschreven, dan krijgt u
onderstaand scherm:
Wanneer de leerling van klas verandert, klikt u op de
knop 'Nieuw' om de nieuwe klasgroep uit de bijhorende lijst te selecteren en
vult u de begindatum in. De
einddatum van de vorige klas wordt dan automatisch ingevuld. De
einddatum wordt eveneens automatisch aangevuld wanneer de einddatum van de
inschrijving wordt ingevuld (zie hoger) of wanneer het schooljaar wordt
afgesloten.
Indien de leerling in een tweede klas is ingeschreven en u verandert hiervan
de begindatum, dan wordt automatisch de einddatum van de eerste klas
aangepast. Als de tweede klas verwijderd wordt, dan wordt de einddatum van
de eerste klas automatisch gewist.
Opmerking in verband met peuters
Indien u ook peuters hebt in uw school en u wil op het ventilatierooster
een verschil zien tussen deze peuters en de kleuters van de eerste
kleuterklas, dan zij er twee mogelijkheden.
Ofwel hebt u een aparte peuterklas. In dat geval moet u twee zaken
toevoegen onder menu ‘Organisatie’:
- een peuterafdeling met daaraan gekoppeld een afdelingsjaar
voor adm. groep 014906 met studiejaar 0;
- een klas met eveneens studiejaar 0.
De peuters moeten dan ingeschreven worden in deze afdelingsjaar en
klasgroep.
Ofwel zitten de peuters samen met de eerste kleuterklas. In dat geval
voegt u een afdelingsjaar voor adm. groep 014906 met studiejaar 0 toe en
schrijft u de peuters in in dit afdelingsjaar en in de eerste kleuterklas
(met studiejaar 1).
Bij een inschrijving kunt u aanvinken of het enkel een aanmelding betreft. Dit veld wordt automatisch aangevinkt indien in de toevoegwizard wordt aangestipt dat het enkel om een aanmelding gaat. Leerlingen met dergelijke inschrijving moeten geraadpleegd worden via menu 'Aanmeldingen'. Van zodra de klas is ingevuld, wordt dit veld inactief.
Financierbaarheid, levensbeschouwing en verblijf moeten geselecteerd worden uit de bijhorende lijst.
U kunt pas een internaat invullen wanneer bij de leerling het verblijfstype "Intern" is ingevuld. Ook hier krijgt u een lijst waaruit u het betreffende internaat kan selecteren.
Het resultaat kunt u selecteren uit de lijst. Om te vermijden dat u bij iedere leerling afzonderlijk het resultaat moet invullen werd een menukeuze voorzien om iedereen geslaagd te zetten. U moet dan enkel nog het resultaat wijzigen bij de leerlingen die niet geslaagd waren.
Via 'Schoolspecifieke informatie betreffende de inschrijving' kunt u zelf nog bijkomende gegevens intikken die voor uw school van belang zijn en niet onder één van voorgaande items aan bod komen.
Om een inschrijving te verwijderen moet u in aflopende volgorde te werk gaan. Dat betekent dat eerst de meest recente
inschrijving geschrapt moet worden en zo verder teruggaan in de tijd.
Met het printericoontje (bovenaan rechts) kunt u een aantal persoonsgebonden
(inschrijvings)documenten afdrukken.