Inschrijvingen voor het nieuwe schooljaar
1) Alle leerlingen werden overgezet naar nieuw schooljaar en:
a) daarvan zijn er enkelen die naar andere school gaan op 1 september:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Consulteren': leerling oproepen;
- tabblad 'Inschrijving':
eerst veld 'Status' wijzigen in "Enkel aanmelding" en daarna inschrijving verwijderen
via de prullenbak.
b) daarvan zijn er sommigen die veranderen van afdelingsjaar/klas:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Consulteren': leerling oproepen;
- tabblad 'Inschrijving': gegevens
van afdelingsjaar en klas wijzigen.
Opgelet! Dit zal niet meer lukken als we intussen 30 dagen na de begindatum van
de inschrijving zijn, en dit o.w.v.
Discimuscontroles. In dat geval moet de inschrijving verwijderd worden (zie punt
1a) en moet via de plusknop een nieuwe inschrijving toegevoegd worden.
c) enkel afdelingsjaar is ingevuld, niet de klasgroep:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming' - 'Einde/begin
schooljaar';
- links afdelingsjaar kiezen en rechts identiek hetzelfde invullen + de
klasgroep;
- ofwel alle leerlingen selecteren ofwel een selectie en naar rechterkolom
overzetten.
d) sommige leerlingen werden
collectief naar verkeerde afdelingsjaar en/of klas
overgezet:
- inloggen in nieuw schooljaar;
- 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming' - 'Einde/begin
schooljaar';
- links kiest u verkeerde afdelingsjaar en/of klasgroep en rechts vult u
juiste gegevens in;
- ofwel alle leerlingen selecteren ofwel een selectie en naar rechterkolom
overzetten.
Opgelet! Overzetten binnen het nieuwe schooljaar naar ander afdelingsjaar
mag/kan enkel tijdens de maand september, en dit o.w.v. Discimuscontroles. In dat geval moet de
inschrijving individueel verwijderd worden (zie punt 1a) en moet via de plusknop
een nieuwe inschrijving toegevoegd worden.
2) Leerling werd uitgeschreven, maar komt volgend schooljaar toch terug.
- inloggen in huidig schooljaar;
- langs menu 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming' - 'Einde/begin
schooljaar' de leerling alsnog overzetten naar volgend schooljaar (bij
uitgeschreven leerlingen wordt einddatum 30.06.20XX tussen haakjes vermeld).
3) Bepaalde leerling komt niet voor in lijst
met over te zetten leerling.
Oorzaak 1: de einddatum van de huidige inschrijving is reeds ingevuld en
leerling heeft al inschrijving voor volgend schooljaar in uw school.
Oorzaak 2: het betreft een GON-leerling; dergelijke leerlingen moeten
via menukeuze 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming' - 'Einde/begin schooljaar:
GON' overgezet worden (omdat zowel de dagschool als de GON-school deze
leerling moeten kunnen overzetten).
Oorzaak 3: leerling is reeds ingeschreven in andere school van de
database (kun je controleren via tabblad 'Historiek'). Deze leerling kan enkel
nog uitgeschreven worden, dus moet optie 'Uitschrijven' aangevinkt worden onder
menu 'Leerlingen' - 'Nieuwe bestemming' - 'Einde/begin
schooljaar'.
4) Naam in leerlingenlijst is verkeerd,
hoewel die juist is ingevuld op de fiche.
Onder 'Personalia (Extra)'
staat de nickname. Deze wordt getoond in de leerlingenlijst en moet dus
aangepast worden. Het is deze naam die wordt gebruikt op klaslijsten e.d. Op
officiële documenten (oriënteringsattest, ...) zal uiteraard de officiële
naam gebruikt worden.
5) Leerling komt 2x voor op klaslijst.
In dat geval zullen voor die leerling meerdere adressen
of telefoonnummers van hetzelfde type
bestaan (bv. GSM Moedere). Dus type wijzigen zodat er telkens maar één
adres/telefoonnummer van bepaald type is.
6) Telling aantal leerlingen: aantal per klas klopt
niet of bepaalde klassen staan er niet op.
Oorzaak: bepaalde leerlingen zijn wel overgezet naar nieuw afdelingsjaar,
maar niet gekoppeld aan klasgroep (zie 1c).
7) Lijst schoolverlaters: kan afgeprint worden langs menu 'Afdrukken' - 'Einde
schooljaar' - 'Leerlingen zonder bestemming'.
Wijzigingen
tijdens schooljaar
1) Leerling
verandert van leerjaar.
- Vul op de inschrijvingsfiche de
einddatum van de huidige inschrijving in (= laatste dag in vorig leerjaar) + velden 'Initiatief'
(meestal op advies van school of CLB) en 'Na
Uitschrijving' (verandering van afdelingsjaar binnen de school) die automatisch tevoorschijn komen nadat de einddatum werd
ingevuld.
De status van de inschrijving blijft "Gerealiseerd" (dus NIET wijzigen in bv.
"Enkel aanmelding").
- Voeg nieuwe inschrijving toe in nieuw afdelingsjaar/klas.
2) Leerling
verandert enkel van klas.
- Selecteer op de inschrijvingsfiche de huidige inschrijving en klik
bovenaan op het blauwe mannetje met de K. U komt automatisch in het scherm van
de klassen terecht.
-
Klik op de plusknop en selecteer de nieuwe klas uit de aangeboden lijst. De einddatum van de vorige klas
wordt automatisch ingevuld.
3) Meerdere leerlingen van zelfde klas veranderen van klas.
Het is mogelijk dat een aantal leerlingen in de loop van
het schooljaar collectief doorschuiven naar een andere klas (bv. bijkomende klas
o.w.v. groot aantal inschrijvingen, oudste peuters die doorschuiven naar de
eerste kleuterklas, ...).
In dat geval moet de nieuwe klas niet individueel worden toegevoegd, maar kunnen
de leerlingen collectief worden overgezet naar de nieuwe klas langs menu
‘Leerlingen’ - ‘Nieuwe bestemming’ - ‘Tijdens schooljaar’.
De leerlingen die van klas veranderen zet u via de pijltjestoets over naar de
rechterkolom. Via de Ctrl- en/of de Shifttoets kunt u meerdere leerlingen ineens
selecteren.
4) Leerling verlaat de school.
- Vul op de inschrijvingsfiche de
einddatum van de inschrijving in + velden 'Initiatief' en 'Na Uitschrijving' die
automatisch tevoorschijn komen nadat de einddatum werd ingevuld.
De uitschrijvingsdatum is steeds de kalenderdag die de eerstvolgende lesdag
onmiddellijk voorafgaat.
Merk op dat u geen uitschrijvingsdatum kunt invullen
indien er reeds aan- en/of
afwezigheden werden ingegeven die na deze datum vallen. In dat geval
moeten de aan-/afwezigheden eerst verwijderd worden. Dit kan in één beweging via
de prullenbak bovenaan de aangeboden lijst met afwezigheden.
Indien de leerling overstapt naar een andere Nederlandstalige school, dan moet u
het instellingsnummer van deze school invullen in veld ‘Naar instelnr.’
De status van de inschrijving
blijft "Gerealiseerd" (dus NIET wijzigen in bv. "Enkel aanmelding").