Afdelingsjaren
[Organisatie - Afdeling]

Hier worden de aan een afdeling gekoppelde jaren bijgehouden.

Indien u net een nieuwe afdeling hebt gecreëerd zullen hier uiteraard nog geen afdelingsjaren terug te vinden zijn.
Via de plusknop kunt u een afdelingsjaar toevoegen.
Indien u een reeds bestaande afdeling raadpleegt, krijgt u in het kader bovenaan een overzicht van de afdelingsjaren die aan deze afdeling gekoppeld zijn en het aantal huidige inschrijvingen. 
Om gegevens van een bestaand afdelingsjaar te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'.
Bij het verwijderen  van een afdelingsjaar worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (is er nog een inschrijving verbonden aan dit afdelingsjaar?).

Wanneer u een nieuw afdelingsjaar toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen.
Een aantal tips bij het invullen van de fiche.

• Hoofdstructuur: u krijgt hier de hoofdstructuren te zien die door uw school worden ingericht en die via de algemene schoolfiche werden ingegeven;
• Leerjaar: u hebt de keuze tussen 1, 2 of 3;
• Graad: u hebt de keuze tussen 1, 2, 3 of 4.
  Merk op dat de drie bovenstaande velden niet actief zijn indien reeds een inschrijving gekoppeld is aan het betreffende afdelingsjaar.
• Adm. groep: verplicht te selecteren uit de lijst. Deze lijst is beperkt tot de administratieve groepen van de hoofdstructuur, leerjaar en graad die u erboven hebt ingevuld. Merk ook op dat u enkel die administratieve groepen krijgt aangeboden die onder 'Extra' - 'Basisgegevens' - 'Administratieve groepen' naar de kolom met gebruikte instellingen zijn overgezet.
• Talen: om een taal(combinatie) toe te voegen klikt u onder het kader met de talen op de knop 'Toevoegen'. U krijgt volgend scherm:

Geef eerst op hoeveel vreemde talen deze richting heeft en selecteer daarna deze talen uit de aangeboden lijst.
Als u de taal(combinatie) pas toevoegt nadat er reeds leerlingen waren ingeschreven in dit afdelingsjaar, dan kunt u die nog aanvullen bij die leerlingen door die taal(combinatie) te selecteren en op de knop 'Doorvoeren' te klikken.
Om een taal/talencombinatie te wissen selecteert u deze door er met de L-muistoets op te klikken en daarna op 'Wissen'. Er wordt gecontroleerd of deze optie nog gebruikt wordt bij een leerling.

• Toon Opties: als u hierop klikt, kunt u de verschillende mogelijke opties in dit afdelingsjaar toevoegen:

Klik op de plusknop om een optie toe te voegen, op het potloodje om de omschrijving van een bestaande optie te veranderen en op de prullenbak om een optie te wissen. Vergeet in de laatste twee gevallen niet om eerst de optie te selecteren.
De korte omschrijving wordt gebruikt bij de inschrijving, de lange omschrijving wordt afgedrukt op de Klaslijst Opties.
Een voorbeeld: afdelingsjaar "1e lj 3e gr Secretariaat-Talen TSO" met opties "Travel Management" en "Office Management".

Bij de tweede graad Basismechanica BSO moet u hier de verschillende (combinaties van) vormingscomponenten toevoegen. U kunt ze dan op de inschrijvingsfiche aan de leerlingen van dit afdelingsjaar koppelen via de knop 'Keuzeoptie'. Deze worden dan afgedrukt op het oriënteringsattest.

• Toon vakken: zie afzonderlijke helpfiche.
  
  
• Opmerking(en): vrij door u in te vullen.

Extra velden

• Toon Modules: wordt zichtbaar bij een modulaire afdeling (zie tabblad 'Afdeling'). Voor de precieze werkwijze verwijzen we naar een aparte helpfiche. 
• Se-n-Se: dit veld moet aangevinkt worden bij een afdelingsjaar (adm. groep) van een Se-n-Se-richting.
• Getuigschrift bedrijfsbeheer: dit veld wordt zichtbaar bij 2e lj 2e gr, 2e of 3e lj 3e gr en 4e gr. Indien het afdelingsjaar kan leiden tot het behalen van het getuigschrift over de basiskennis van het bedrijfsbeheer, dan vinkt u dit veld aan. Hierdoor zal het mogelijk worden om voor de leerlingen van dit afdelingsjaar het getuigschrift bedrijfsbeheer af te drukken (bij de deliberatie-invoer kunt u dit wel nog afvinken voor leerlingen die dit getuigschrift niet moeten krijgen). Voor een aantal studierichtingen met een uitgesproken economisch of handelskarakter waarin het programma bedrijfsbeheer quasi per definitie is geïntegreerd, is dit veld standaard aangevinkt (zie SO 44, bijlage 2).
• VIA attest: Vlaams ICT attest. Dit veld wordt actief bij 2e lj 2e gr en 1e en 2e lj 3e gr. 
  Indien het afdelingsjaar kan leiden tot het behalen van dit attest, dan vinkt u dit veld aan. Hierdoor zal het mogelijk worden om voor de leerlingen van dit afdelingsjaar het VIA-attest af te drukken (bij de deliberatie-invoer kunt u dit wel nog afvinken voor leerlingen die dit attest niet moeten krijgen).
• Geïntegreerde proef: Dit veld wordt actief bij 2e en 3e lj 3e gr. Indien de GIP deel uitmaakt van dit afdelingsjaar, dan vinkt u dit veld aan. Hierdoor zal het mogelijk worden om voor de leerlingen van dit afdelingsjaar het attest van geïntegreerde proef af te drukken (bij de deliberatie-invoer kunt u dit wel nog afvinken voor leerlingen die dit attest niet moeten krijgen).
• Stage (en bijhorende velden): aan te vinken (en in te vullen) indien de leerling stage loopt en hiervoor een vergoeding krijgt. Dit wordt gebruikt voor het formulier kinderbijslag (individueel of klassikaal af te printen).
• Specialisatiejaar: wordt zichtbaar bij 3e lj 3e gr BSO.
• Vervolmakingsjaar: wordt zichtbaar bij 3e lj 2e gr BSO en kunt u niet afvinken aangezien het altijd om een vervolmakingsjaar gaat (zie SO 64, punt 7.2).
• Voorbereidend jaar op het hoger onderwijs (naamloos): wordt zichtbaar bij 3e lj 3e gr ASO/KSO.
• Verpleging: dit veld wordt automatisch ingevuld bij een 7e jaar verpleegkunde en kunt u niet zelf wijzigen.

Voor het buitengewoon secundair onderwijs zijn er ook nog enkele specifieke velden:

• Studiejaar: vervangt het veld leerjaar. Merk ook op dat het veld graad niet getoond wordt bij een BUSO-afdeling!

• OV3: indien het om een OV3-afdeling gaat (zie Afdeling) krijgt u de mogelijkheid om een aantal zaken i.v.m. de alternerende beroepsopleiding aan te vullen (zie ondermeer SO/2004/07):

  

  Vink het veld 'Alternerende opleiding' aan, vul het aantal lesuren in en de naam van de kwalificatie.