Afdrukken creditnota's
[Afdrukken]

Hier kunt u de gewenste creditnota's afdrukken van alle leerlingen van de geselecteerde school/vestiging/afdeling/afdelingsjaar/klas of van (een) individuele leerling(en).
Voorwaarde is wel dat bij de leerling voor wie u een creditnota wil afprinten minstens 1 artikel/boek is aangerekend! U krijgt trouwens enkel deze leerlingen te zien in de lijst.

Links krijgt u de school/scholen te zien die aan deze rekeninggroep gekoppeld is/zijn.
Om de vestiging(en)/afdeling(en)/afdelingsja(a)r(en)/klas(sen)/leerling(en) te zien klikt u op het plusteken of u gebruikt de asterix (*) op uw toetsenbord om de volledige lijst uit te klappen.
U krijgt altijd eerst school en vestiging te zien. Of u daarna afdeling(sjaar) of klas krijgt, is afhankelijk van wat u bij 'Instellingen' als standaardinstelling hebt gekozen. U kunt dit desgewenst nog wijzigen door de andere sorteervolgorde aan te vinken.
U selecteert scho(o)l(en)/vestiging(en)/afdeling(en)/afdelingsja(a)r(en)/klas(sen)/leerling(en) voor wie u wenst af te drukken door de betreffende vakjes aan te vinken.
Ofwel selecteert u de leerlingen op basis van een vooraf ingestelde filter.
Zoals gezegd krijgt u in de lijst enkel de leerlingen te zien voor wie minstens 1 artikel/boek is aangerekend.
Om snel naar een bepaald gegeven te gaan klikt u op U krijgt volgend scherm:

Tik (een gedeelte van) het gegeven dat u wilt opzoeken in en klik op de knop 'Zoek'. Indien u wilt dat er rekening gehouden wordt met hoofdletters en kleine letters vinkt u dit aan.

Personen waarvan de naam in het rood staat, werden in de loop van de rekeningperiode in- of uitgeschreven. Wanneer u met de cursor op dergelijke persoon gaat staan, krijgt u meer bijzonderheden te zien.

Klikt u met de R-muistoets op de naam van een leerling, dan krijgt u het nummer of de foto van de leerling te zien (handig wanneer twee leerlingen dezelfde naam hebben!) en kunt u een overzicht van de betalingen opvragen:

Afhankelijk van de (al dan niet volledige) betaling wordt een ander kleur gebruikt (zie legende).
U ziet achtereenvolgens naam van de rekeninggroep, gestructureerde mededeling, percentage, adres en reeds betaald bedrag/totaalbedrag (krijgt u ook te zien als u met de cursor op deze velden gaat staan). Standaard zijn de niet volledig betaalde rekeningen aangevinkt.
Indien u dit overzicht wilt afdrukken vinkt u de gewenste betalingen aan/af en klikt u op het printericoontje.

Rechts kunt u de instellingen verder bepalen.
De alignering van de adresgegevens heeft te maken met de enveloppen die gebruikt worden voor het versturen van de creditnota: staat het venster links of rechts?
U kunt de creditnota's in alfabetische volgorde, per klas of per leerjaar afprinten. Kies hiervoor respectievelijk sorteren volgens leerling, klas, leerjaar.
De aanspreking wordt overgenomen uit de adressenfiche van de leerling of kunt u zelf invullen (in het laatste geval zal dus bij iedere leerling dezelfde aanspreking gebruikt worden).
Op de creditnota wordt standaard de klas vermeld. Indien u dit liever niet wil, vink dan het bijhorende vakje af.
Bovenaan links op de creditnota worden standaard de schoolgegevens (naam, adres, telefoon) afgedrukt. Wilt u dit niet, dan vinkt u het bijhorende vakje af.
Standaard krijgt u een gedetailleerd overzicht van de artikels/boeken die werden aangerekend. Wenst u dit niet, vink dan het bijhorende vakje af. De bedragen worden dan getotaliseerd per hoofdrubriek.
Standaard wordt het referentienummer van de rekening afgeprint waarop de creditnota betrekking heeft. Wenst u dit niet, dan vinkt u dit af.
Indien bij het afdrukken het bedrag niet in het daartoe voorziene vak wordt afgeprint, moet u de default marges aanpassen door op het bijhorende vinkje te klikken:

U moet enkel de ondermarge aanpassen! De bovenmarge heeft betrekking op het bovenste luik, niet op het overschrijvingsformulier.
Indien het bedrag te hoog wordt afgedrukt, verlaagt u de ondergrens. Indien het bedrag te laag wordt afgedrukt, verhoogt u de ondergrens. Deze wijzigingen worden bewaard - ook na het afsluiten van de applicatie - zodat u dit niet telkens opnieuw moet wijzigen.
Tenslotte kunt u nog de opmerking(en) ingeven die boven- en/of onderaan moeten worden afgedrukt. Deze worden bewaard - ook na het afsluiten van de applicatie - zodat u ze niet telkens opnieuw moet ingeven.

Wanneer alles is ingevuld klikt u op het printericoontje rechts onderaan om de creditnota('s) uit te printen.
Volgende vraag wordt gesteld:

Indien u een volledig nieuwe uitprint van de creditnota wenst, antwoordt u ja. Indien het enkel om een heruitprint gaat van bvb. een creditnota die verloren is gegaan (en de gegevens dus niet gewijzigd mogen worden), antwoordt u nee.

Een voorbeeld van een creditnota:

- Linksboven worden de gegevens afgeprint van de geselecteerde school. Deze gegevens kunnen enkel aangepast worden via de algemene schoolfiche in de leerlingenadministratie (dus niet in de rekeningen zelf). Indien u "Met schoolgegevens?" hebt afgevinkt, vindt u deze gegevens uiteraard niet terug.
- Rechtsboven vindt u gemeente en datum van afdruk. De gemeente wordt uit de algemene schoolgegevens gehaald, de datum is die van de server.
- Als schooljaar wordt het schooljaar afgeprint dat u hebt geselecteerd bij het aanmelden.
- Wie gekozen heeft om de adresgegevens rechts uit te lijnen vindt hieronder de naam van de rekeninggroep en het referentienummer van de creditnota (= de gestructureerde mededeling) met tussen haakjes het referentienummer van de rekening (indien u dit had aangevinkt); bij alignering links staan deze gegevens aan de rechterkant.
- In hetzelfde kader aan de rechterkant (bij rechtse alignering) vindt u klas, aanspreking (indien ingevuld), naam en facturatie-adres van de betreffende leerling. Deze gegevens worden uiteraard ook uit de leerlingenadministratie gehaald (uit resp. inschrijvingsfiche, personalia en adressen), behalve de eventuele aanspreking die u hier hebt ingegeven. Bij alignering links staan deze gegevens aan de linkerkant.
- De opmerkingen bovenaan (in dit geval "Geachte ouders, ...") en onderaan (in dit geval "Dit bedrag ... de Directie.") hebt u daarnet zelf ingevoerd.
- In het kader met de aangerekende artikels/boeken krijgt u zoals gezegd ofwel een gedetailleerd overzicht van deze artikels/boeken, ofwel enkel de hoofdrubrieken (afhankelijk van uw keuze voor gedetailleerde afdruk of niet).
Aantal en prijs werden ingegeven bij het aanrekenen.
De kolom korting wordt enkel afgedrukt voor leerlingen die effectief een korting genieten. De gegevens worden gehaald uit de fiche 'Personalia (Extra)' in de leerlingenadministratie.
Wie een gedetailleerd overzicht heeft gevraagd, krijgt in de kolom 'Totaal' zowel de prijs per artikel als de totaalsom per hoofdrubriek (in vet) te zien.
- Het totaal te betalen bedrag wordt onder dit kader afgedrukt.
Indien er verschillende facturatie-adressen zijn worden er meerdere creditnota's afgedrukt en wordt hieronder nog het procentueel aandeel vermeld en het bedrag dat uiteindelijk moet terugbetaald worden. Deze gegevens worden uit de adresfiche van de leerling gehaald.