School - Algemeen
[Algemeen - School]

Lijst

Links krijgt u de lijst met scholen die betrekking hebben op de applicatie die u gekozen hebt. 
Wilt u ook de scholen raadplegen die gebruikt worden door een andere applicatie, dan stipt u onderaan de lijstzone 'Alle' aan. 
Het is ook pas dan dat u een school zal kunnen toevoegen of schrappen (zie Fiche).

Om de gegevens van een bepaalde school te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets deze school aan.

Fiche

Zoals reeds gezegd kunt u - wanneer in de lijstzone 'Eigen' is aangestipt - de gegevens enkel wijzigen (zie Lijst). 
Indien u 'Alle' hebt aangeklikt zult u de fiche van deze school ook kunnen verwijderen of een nieuwe fiche toevoegen. 

Om een nieuwe school toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. 
Om gegevens van een bestaande school  te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'.

Wanneer u een nieuwe school toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen.
Een aantal tips bij het invullen van de fiche:

• Instellingskenmerken: naast het officiële instellingsnummer (zoals dit door het departement aan de betreffende school werd toegekend) moet u ook het soort instelling, de NIS-code (wordt automatisch ingevuld wanneer u de gemeente kiest), soort inrichtende macht en schoolcode invullen. Voor soort instelling en I.M.: zie Klasse.
• Schoolcode: eigen te definiëren code, max. 6 karakters (wordt gebruikt voor iPersoneel).
• Hoofdstructuur: wanneer u op de bijhorende knop klikt, kunt u de hoofdstructuur/hoofdstructuren selecteren die door het betreffende instellingsnummer wordt/worden ingericht:
  
  In de linkerkolom selecteert u de gewenste hoofdstructuur met de L-muistoets en met een klik op de bovenste pijl brengt u deze hoofdstructuur over naar de rechterkolom. Wordt een hoofdstructuur niet langer ingericht, dan selecteert u deze met L-muistoets in de rechterkolom en brengt u die met een klik op de onderste pijl terug over naar de linkerkolom.
• Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld.
• Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden:
  • 099 99 99 99;
  • 09 999 99 99;
  • 0999 99 99 99;
  • + 99 9 999 99 99;
  • + 99 99 99 99 99;
  • + 99 999 999 999.
• Schooltoelage: hier moet u aanduiden of u de afwezigheden elektronisch bijhoudt (volgens klas, leerling of tabel), of enkel de aanwezige halve dagen inbrengt via het jaaroverzicht. Dit is van belang voor het berekenen van het aantal halve dagen aanwezigheid om recht te hebben op de schooltoelage/toegang tot eerste leerjaar (zie ook Databank aanwezigheden kleuters).
• Sortering Afwreg.: hier kunt u bepalen in welke volgorde de leerlingen gesorteerd zullen worden voor het ingeven van de afwezigheden.
• Recruteringsschool: dit is een fictieve school waarin leerlingen tijdelijk kunnen ingeschreven worden indien men nog niet weet in welke school de leerlingen uiteindelijk terecht zullen komen. Nemen we als voorbeeld een scholengemeenschap met 3 middenscholen (op dezelfde locatie) die dezelfde richtingen aanbieden. Het is pas vlak voor de start van het nieuwe schooljaar dat de leerlingen aan hun definitieve school worden toegewezen. In dergelijk geval moet u dit veld aanvinken zodat bepaalde zaken (toekennen stamnummers, klasnummers, ...) niet kunnen uitgevoerd worden in het programma.
• Logo: om het logo van de school in te voegen moet u het bijhorende vakje aanvinken. Daarna kunt u ofwel zelf de opdrachtregel ingeven waar dit logo terug te vinden is, ofwel zoekt u het op via de knop 'Bladeren'.
  Als eindgebruiker zal u waarschijnlijk geen rechten hebben om deze gegevens te wijzigen. Contacteer hiervoor de verantwoordelijke van de Informat-programma's (de beheerder binnen de scholengroep/-gemeenschap).
  Het formaat moet JPEG zijn (geen GIF, TIFF of BMP). Er is gratis programmatuur op de markt (bvb. IrfanView: www.irfanview.com) om het bestand om te zetten naar het juiste formaat.
  Van zodra het logo is ingevoerd zal dit afgedrukt worden op de documenten van de school. Hou er wel rekening mee dat de grootte van het schoollogo een bepalende factor is voor de snelheid waarmee documenten worden afgedrukt!
• Applicatie: wanneer een bepaalde school niet (meer) gebruikt wordt in de leerlingenadministratie mag deze niet zomaar verwijderd worden. Het is immers mogelijk dat bvb. de personeelsadministratie deze school nog van doen heeft. In dat geval verwijdert u het vinkje bij de leerlingenapplicatie. Wanneer u deze school opnieuw blijkt nodig te hebben vinkt u de applicatie weer aan.

Bij het verwijderen worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (wordt de betreffende school nog in andere applicaties gebruikt?, zijn er nog vestigingen, afdelingen, ... verbonden aan deze school?).